國內(nèi)很少有寫郵件的習慣，但到了國外的高校，幾乎什么事都要用郵件和教授溝通!哪怕你現(xiàn)在還沒出國，可能也要開始寫郵件來溝通申請事宜。這讓不少留學生感到頭禿”~
別擔心，今天為大家準備了一份保姆級寫郵件攻略!包含了寫郵件的基本格式以及需要注意的問題等等。
| 寫郵件的基本格式
一封合格的郵件無外乎緊抓幾個部分—— 標題+稱呼+正文+落款!
1. 標題
標題的精髓就四個字：簡明扼要。
因為教授每天都要接收大量郵件，所以說明來意，必要時附上個人信息，例如 student ID 等，非常重要。
2. 稱謂：Dear Professor XX”
寫給教授的電子郵件應當以Dear Professor XX”開頭， 如果這是你第一次聯(lián)系這位教授，你可以用Dear”或Hello”來開頭。
一般來說Professor”是最常見的稱謂，簡寫成Prof.”也可以。
假如你的教授是個Ph.D.，那就要以Dr. XX來稱呼，假如你并不知道TA是否是個Ph.D.，那就直接用 Prof. XX.
Dear Prof. (last name)/ Greetings Prof. (Last name)/ Dr. (last name) 都是可以的。
最好不要用Mr.”或Mrs.”這種區(qū)分性別的稱謂去稱呼你的教授，在和大學教授的郵件中就會顯得不夠成熟、沒有專業(yè)風范。
小貼士：這里要強調(diào)的是，我們前文給出的模板是Dear Professor XX”，但自己寫的時候一定要記得把這里的 XX 替換成收件人的名字，并確保你把對方的名字拼寫正確了。
在撰寫電子郵件的時候要格外注意這些特殊的小細節(jié)，這將會讓收件人感到你的誠意和尊重。
3. 正文
一般來說，正文又可以分為這幾個部分：
· 簡單問候
· 自我介紹
· 郵件目的
· 詳細內(nèi)容
(1)問候語——
寫郵件時不能一開場就直奔主題，而要說一些寒暄語，為你的郵件奠定友好真誠的基調(diào)。
如果你不太了解收件人，你可以說些比較空泛的寒暄語。
寒暄客套：
· I hope you enjoyed the weekend!”(希望你周末過得愉快)
· hope you’re enjoying the weather today.”(希望你喜歡今天的天氣)
· hope you had a lovely break.” (希望你有一個愉快的假期)
不管是寫給誰的郵件，在正文開頭寫寒暄語將會顯得你很有禮貌!
(2)自我介紹——
點明姓名、班級、與教授的聯(lián)系(方便Ta想起你)即可。
例如：My name is XX and l am your student in XXX class.
最好寫清楚具體的課號，因為教授很可能同時給同專業(yè)的多個課程授課，這樣有助于提高溝通的有效性。
自我介紹完之后，可以適當Flatter them，拍拍馬屁表示自己非常喜歡他們的課程，
例如：I enjoyed your lecture/seminar/XXX.
表明身份、向教授解釋了你們是如何認識的之后，下一步就是要提出自己的請求了。
(3)郵件目的——
問候和自我介紹完之后，最好簡單明了地告訴教授這封郵件的重點或目的。
I am writing to inquire…(我寫這封信是想詢問...)
I am writing in reference to…(我寫這封信是關于…)
提出請求之前需要確定這個問題是你自己無法解決的，而不要提出一大堆你本應該自己能夠找到答案的問題。
(4)詳細內(nèi)容——
這是郵件最重要的部分!我們需要高效地向教授表達來意及請求!
大家可以記住簡單的3C原則，即 clear清晰，correct正確，concise簡明。
例如：
l have a question about the essay due next Tuesday. (提出疑問)
I am hoping you would be willing to write a strong/positive letter of recommendation. (推薦信)
Could you please tell me what to do next? (請求)I would be grateful if you could give me more time to...
Could I please book to see you during your Office Hour on Friday? At 2 pm? (線下約談)
4. 致謝落款
此時的教授已經(jīng)看完你的郵件，別忘了再次發(fā)出感謝。
可以用Thank you for your time. 或是 Have a great rest of your day.
最后就是落款了， 別忘了第一個字母大寫：
· Sincerely(最正式最穩(wěn)妥)
· Yours sincerely
· Respectfully
· Best
· Best regards
| 需要注意的問題
1. 給教授發(fā)郵件的時候最好使用該學校的郵箱，而不要使用你的私人郵箱。因為私人郵箱發(fā)給教授的郵件很有可能會被拒收。
2. 郵件標題要簡明扼要，郵件的標題應當能夠讓收件人一看就知道這封郵件是關于什么的，才能確保雙方之間的溝通清晰明了。
3. 中式思維要避免，外國人習慣第一個是最重要的，最后一個則不是，要將重要問題放在前面。
4. 注意語言使用得體，慎用表情符號、縮寫以及大小寫。
5. 不要過分殷勤，在郵件中對教授表達禮貌很重要，但是要適度，尊重教授的同時也要尊重自己，只有不卑不亢才能得到對方的尊重!
6. 如果郵件發(fā)出去一星期了還沒收到回復的話，你可以親自去找教授或者再發(fā)一封郵件跟進。
7. 還有一點很重要，那就是在你點擊Send”前一定要再三檢查你的郵件內(nèi)容以及附件!
能夠撰寫專業(yè)的郵件是一項十分寶貴的技能，也是一個熟能生巧的過程。
一封清晰又有禮貌的郵件還能讓收件人更有可能認真回答你的問題，同時也培養(yǎng)了你和教授之間的關系。
看完了的這篇文章，希望你現(xiàn)在已經(jīng)清楚了給教授的電子郵件需要包括哪些結(jié)構(gòu)、注意哪些問題等，相信下一封郵件你就能把這些知識要點都派上用場。
最后，祝各位小伙伴每個學期都能順順利利鴨~